Com a rotina corrida e metas audaciosas, otimizar cada interação com clientes é essencial para garantir sucesso e crescimento. Assim, surge a importância de contar com um bom roteiro de visita externa.
Por isso, neste artigo, vamos ensinar como criar um roteiro de visita eficiente, abordando desde a definição de objetivos até a indicação de ferramentas que potencializam o gerenciamento de suas visitas. Boa leitura!
O que é um roteiro de visita externa a clientes?
Um roteiro de visita externa a clientes é um planejamento criado para organizar e melhorar o tempo gasto em deslocamentos e reuniões com clientes existentes e potenciais.
Isso porque precisa contemplar estratégias tanto para rodadas de acompanhamento com clientes da carteira quanto para a prospecção de novos clientes.
Ele envolve uma análise cuidadosa de locais, horários, objetivos e necessidades dos clientes. Desse modo, garante a cobertura das áreas de atuação e melhora a gestão do relacionamento com os clientes.
É importante que esse roteiro seja dinâmico e flexível, pois pode ser necessário adaptá-lo a imprevistos ou oportunidades que surjam no caminho.
Além disso, um roteiro bem elaborado pode contribuir para a otimização de recursos, evitando custos com deslocamentos temporários e maximizando o tempo de interação de valor com cada cliente.
Por isso, investir tempo na criação de um roteiro de qualidade é importante e gera mais retorno do que não fazê-lo.
Como criar um roteiro de visita eficiente?
1. Defina o objetivo de cada visita
As visitas podem ter diferentes finalidades, como a fidelização de clientes, onde o foco é fortalecer o relacionamento com clientes existentes, garantir a satisfação e identificar novas necessidades.
Outra finalidade pode ser a apresentação de novos produtos ou serviços, introduzindo inovações e destacando benefícios, buscando aumentar o interesse e as vendas.
Por fim, há as visitas para fechamento de vendas, onde a energia e a confiança são vitais para transmitir credibilidade e fechar negócios.
Desse modo, é importante priorizar visitas que envolvem novas negociações no início do dia, quando sua energia está mais alta, para transmitir maior confiança ao cliente.
2. Liste os endereços que irá visitar
Além do ponto acima, antes de iniciar o mapeamento de sua rota, é essencial listar todos os endereços que pretende visitar.
Isso proporciona uma visão clara das localizações e facilita a etapa subsequente de planejamento. Quando for listar os endereços, considere a distribuição geográfica, organizando-os de acordo com a proximidade para otimizar os deslocamentos.
3. Faça um mapeamento
É essencial identificar a melhor rota e distribuição das visitas. Isso permite o melhor aproveitamento do tempo e o controle dos custos operacionais. Uma técnica recomendada é a clusterização, onde se agrupam visitas por regiões próximas para evitar deslocamentos longos e improdutivos.
Além da logística, um bom roteiro de visitas também deve levar em consideração a periodicidade e a relevância de cada cliente para o negócio.
Como falado anteriormente, avalie também a relevância estratégica de cada cliente, priorizando aqueles com maior potencial de conversão ou retenção. Além disso, leve em conta a logística de tempo, considerando os horários de funcionamento dos clientes e as janelas de disponibilidade para agendar as visitas de forma eficiente.
Portanto, estabelecer critérios para priorização é fundamental para garantir que os clientes com maior potencial de compra ou fidelização recebam a atenção necessária.
4. Seja flexível
Os ajustes podem ser necessários para acomodar pedidos urgentes ou para responder prontamente às oportunidades que surjam. Por isso, é importante ter um roteiro planejado sim, mas engessado nunca.
5. Conte com um software
Fazer o roteiro manualmente pode ser ineficaz e propenso a erros, resultando em tempo perdido e oportunidades perdidas.
Por outro lado, utilizar um software especializado pode transformar significativamente a gestão do seu roteiro de visitas, trazendo mais precisão e eficiência.
Para isso, softwares — como o Checkmob — oferecem funcionalidades que ajudam na organização e otimização das visitas, proporcionando um agendamento inteligente, registro automático de check-ins e check-outs, e acompanhamento em tempo real dos deslocamentos via GPS.
Além de reduzir a carga administrativa, esses softwares facilitam a adaptação rápida a mudanças de última hora, melhorando a flexibilidade do seu planejamento.
Com a tecnologia adequada, você pode focar mais nas interações com os clientes e menos na logística, garantindo que cada visita à cliente seja produtiva e que nenhum detalhe importante seja esquecido.
Por que o Checkmob é a melhor opção para o controle de visitas a clientes?
Entre as ferramentas disponíveis para o controle de visitas a clientes, o Checkmob se destaca por suas especificidades e usabilidade.
Esta solução foi desenvolvida com o intuito de facilitar a gestão de equipes de vendas em campo, permitindo um acompanhamento em tempo real das atividades realizadas pelos representantes.
O software oferece uma série de funcionalidades, como:
- Agendamento inteligente de visitas;
- Registro automático de check-ins e check-outs nas localizações dos clientes;
- Acompanhamento em tempo real de deslocamentos via GPS.
A sua capacidade de integrar todos esses recursos em uma plataforma intuitiva, favorecendo a tomada de decisões estratégicas e a melhoria contínua dos processos de campo, faz dele um software robusto e requisitado no mercado.
Além disso, a ferramenta Checkmob permite que gerentes e representantes de vendas criem relatórios de atividades, o que facilita a avaliação do desempenho da equipe e identificação de áreas de melhoria.
Como dividir o roteiro de visitas entre clientes da carteira e prospecção de novos clientes?
Uma divisão equilibrada do roteiro de visitas exige o entendimento de que clientes da carteira e a prospecção de novos clientes possuem dinâmicas distintas.
Para os clientes já instalados, a visita tem como foco a manutenção do relacionamento, o atendimento de necessidades pontuais e upsell. Para novos clientes em potencial, o enfoque é na apresentação da empresa, produtos e na construção de um relacionamento inicial.
Para esse balanço, destine uma parte do tempo disponível seletivamente para a prospecção com base na estratégia de crescimento da empresa.
Para aumentar as chances de sucesso nas novas abordagens, analise o perfil de cada cliente e evite desperdícios de tempo em conversas pouco promissoras.
A rotina de um representante deve ser dinâmica, intercalando as visitas a clientes estabelecidos, que garantam o fluxo de receitas já conhecido, com a prospecção de novos negócios, que são essenciais para o crescimento contínuo da carteira de clientes.
A personalização do roteiro de acordo com a estratégia de vendas e potencial de retorno faz toda a diferença na eficácia do roteiro de visitas.
Como o representante deve se preparar para as visitas do roteiro de vendas?
Antes de cada encontro, é importante estudar informações relevantes sobre o cliente e o histórico de relacionamento, apresentando abordagens personalizadas que atendam às suas demandas específicas.
Durante a visita, além do conhecimento aprofundado sobre os produtos ou serviços oferecidos, é essencial que o representante esteja com materiais de apoio atualizados, como catálogos, amostras e apresentações digitais, para facilitar a comunicação de valor.
O desenvolvimento e as habilidades de comunicação durante as visitas são igualmente importantes. O representante deve ser capaz de transmitir confiança, adaptar-se a diferentes perfis de clientes e lidar com objeções de maneira eficaz.
Outro ponto essencial é realizar a confirmação dos horários de visitas, a revisão do roteiro de deslocamento e o planejamento de rotas alternativas para evitar imprevistos.
Portanto, a criação de um roteiro de visita externa a clientes envolve uma série de etapas, desde o planejamento até a forma de se portar durante a visita para não atrasar para o cliente seguinte.
Para se organizar, conte com uma plataforma robusta e intuitiva. Conheça o Checkmob e descubra como suas visitas podem ser mais eficientes.
Escrito por
Leticia Felix
