Quando colaboradores estão dispersos geograficamente, manter a produtividade, o alinhamento e o engajamento pode se tornar um desafio.
Por isso, implementar estratégias eficientes de gestão de equipes externas é fundamental para garantir o sucesso das operações e a satisfação dos membros da equipe.
Neste conteúdo, vamos trazer as seguintes dicas sobre:
1. Estabeleça metas claras e mensuráveis
Um dos principais pilares da gestão de equipes externas é garantir que todos os colaboradores saibam exatamente o que precisam fazer. Isso começa com a definição de metas claras e mensuráveis.
Para definir boas metas recomendamos o uso da metodologia SMART, que consiste em:
- S - Specific: Específica
- M - Measurable: Mensurável
- A - Achievable: Alcançável
- R - Relevant: Relevante
- T - Time-bound: Temporal
Um exemplo de meta SMART seria:
- Fechar 30 novos contratos de serviço empresarial no setor de tecnologia até o fim do próximo trimestre, com cada vendedor fechando 10 contratos (um por semana).
Veja que é uma meta específica, com um tempo de realização definido, alcançável e relevante para a empresa.
Para garantir que as metas sejam cumpridas, acompanhe regularmente o progresso de cada colaborador, oferecendo feedback e ajustes quando necessário.
Além disso, a clareza nas expectativas evita desentendimentos e confusões. Quanto mais detalhado for o plano de ação, menos margem haverá para erros ou falta de alinhamento entre a equipe e a liderança.
2. Utilize ferramentas de comunicação eficientes
A comunicação é um dos maiores desafios para quem trabalha com gestão de equipes externas, tendo em vista que as pessoas não estão no mesmo ambiente de trabalho durante todo o tempo.
Assim, sem uma comunicação eficaz, pode ser difícil garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página. Por isso, investir em ferramentas de comunicação de qualidade é essencial para manter o fluxo de informações fluindo.
Para isso, indicamos ferramentas como Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp Business. Todas elas vão facilitar a comunicação instantânea e organizada, independentemente da localização dos membros da equipe.
Além disso, elas permitem criar canais específicos para diferentes projetos ou áreas, facilitando o controle e o acompanhamento das atividades.
Outro ponto importante é estabelecer uma rotina de reuniões, seja semanal ou diária, para alinhar expectativas e discutir o andamento das atividades.
3. Invista em tecnologia para monitoramento e controle
Falamos sobre ferramentas de comunicação, mas existem também outras tecnologias que facilitam a gestão de equipes externas, oferecendo recursos para monitorar, controlar e otimizar as operações diárias.
Para isso, ferramentas como o software da Checkmob permitem que você acompanhe em tempo real o progresso de cada tarefa e delegue atividades de forma mais eficiente. Veja algumas vantagens de implementar o uso do Checkmob na sua operação de vendas externas:
- Automatização de processos: A Checkmob simplifica tarefas como relatórios e agendamentos, permitindo que a equipe foque mais nas vendas.
- Monitoramento em tempo real: Acompanhe a localização e o desempenho da equipe de campo, facilitando ajustes rápidos na estratégia.
- Acesso a informações estratégicas: Vendedores acessam dados de clientes e histórico de informações rapidamente, trazendo mais agilidade e enriquecendo o atendimento.
- Relatórios e análise: Gera relatórios detalhados sobre o desempenho, o que ajuda a identificar melhorias e otimizar resultados.
Além disso, ferramentas de geolocalização, como o Google Maps ou aplicativos específicos para rastreamento/GPS, podem ser extremamente úteis para acompanhar o deslocamento e a produtividade da equipe.
Isso é extremamente importante para empresas que dependem de entregas, serviços de campo ou visitas a clientes.
Com o uso da tecnologia do Checkmob, também é possível gerar relatórios precisos e automatizar diversos processos. Essas soluções ajudam a tornar a gestão mais ágil. Dessa forma, o gestor tem uma visão clara de todas as atividades executadas.
4. Ofereça treinamentos contínuos
Sabemos que colaboradores bem treinados tendem a ser mais autônomos, produtivos e capazes de lidar com desafios imprevistos. Por isso, é fundamental investir em treinamentos contínuos, especialmente sobre novas ferramentas, processos e habilidades interpessoais.
Essas capacitações podem ser realizadas tanto presencialmente quanto de forma remota, por meio de plataformas de ensino online. De todo modo, eles ajudam a alinhar os conhecimentos da equipe e garantem que todos estejam preparados para desempenhar suas funções com eficiência.
Além dos treinamentos técnicos, é importante também focar no desenvolvimento de habilidades comportamentais. Portanto, é importante trabalhar aspectos como a comunicação, o trabalho em equipe e a capacidade de tomar decisões.
5. Promova a cultura do feedback
O feedback é importante para qualquer equipe de trabalho e pode ser dado tanto de forma individual quanto em reuniões de equipe, desde que seja construtivo e baseado em fatos concretos.
Um bom feedback deve abordar tanto os pontos de melhoria quanto as conquistas, reforçando boas práticas e corrigindo possíveis erros.
Além disso, promova a prática de feedback bidirecional. Assim, os gestores também podem receber sugestões sobre como melhorar processos ou a gestão em si, fortalecendo a confiança entre todos os membros da equipe.
6. Incentive a autonomia dos colaboradores
A autonomia é um dos fatores que mais impactam a produtividade e satisfação de uma equipe externa. Quando os colaboradores sentem que têm liberdade para tomar decisões e resolver problemas por conta própria, eles tendem a ser mais proativos e eficazes no cumprimento de suas funções externas.
Então, forneça todas as ferramentas e informações necessárias para que a equipe execute as tarefas sem precisar de supervisão constante, como:
- Acesso a sistemas que realmente funcionam;
- Disponibilidade de dados em tempo real;
- Instruções claras sobre os procedimentos a serem seguidos em cada situação.
7. Crie uma política de reconhecimento
A política de reconhecimento para equipes externas é uma estratégia importante para manter a motivação, engajamento e produtividade de colaboradores que não estão fisicamente presentes na empresa.
Como essas equipes podem se sentir isoladas devido à distância, é fundamental estabelecer métodos claros e consistentes de valorização para garantir que seus esforços sejam percebidos e recompensados.
O reconhecimento pode ser feito de várias maneiras, como um bônus financeiro, um dia de folga, um prêmio simbólico ou até mesmo um simples agradecimento em uma reunião de equipe. O importante é que os colaboradores saibam que seu esforço é visto e valorizado.
Com isso, você cria um ambiente de trabalho mais positivo, o que pode reduzir a rotatividade e melhorar o desempenho geral da equipe.
Como pudemos perceber, a gestão de equipes externas exige uma série de fatores para ser feita de forma eficiente.
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Escrito por
Leticia Felix
