Agendar visitas a clientes é uma parte crucial do processo de vendas. A falta de planejamento adequado pode resultar em perda de tempo e recursos.
Por isso, vamos te explicar como marcar uma visita com o cliente e discutir os desafios que os vendedores podem enfrentar quando não se preparam adequadamente para isso.
Neste conteúdo, falaremos não apenas sobre as técnicas tradicionais de agendamento, mas também as estratégias inovadoras que os gerentes e coordenadores comerciais podem empregar para maximizar o impacto de suas visitas.
Confira tudo o que você verá neste conteúdo:
Boa leitura!
Por que fazer a agenda de visita a clientes com antecedência?
Existem diversos desafios encontrados pelos vendedores que não fazem a agenda de visita a cliente, tais como:
- Perda de tempo, pois viagens improdutivas podem desperdiçar recursos valiosos;
- Falta de informações: não ter tempo de conhecer as particularidades do cliente e suas necessidades antes da visita, pode resultar em uma apresentação inadequada;
- Perda de oportunidades: ao conhecer bem o cliente a ser visitado, o vendedor externo consegue identificar oportunidades com antecedência e pensar em propostas adequadas.
Agendar visitas com antecedência não é apenas uma prática recomendada, é uma estratégia que pode fazer toda a diferença entre o sucesso e a perda de oportunidades.
Algumas das vantagens dessa prática incluem:
1. Eficiência: Você pode otimizar sua agenda para evitar deslocamentos desnecessários ou em rota ineficiente. Com o agendamento, certamente irá aumentar sua produtividade, conseguindo visitar clientes estratégicos em menos tempo.
2. Melhor preparação: Ter tempo para se preparar significa que você pode pesquisar o cliente, identificar suas necessidades e criar uma abordagem personalizada.
3. Melhor impressão: Mostrar que você valoriza o tempo do cliente ao agendar com antecedência pode criar uma impressão positiva que contribui, inclusive, no momento de negociações.
Como marcar uma visita com o cliente
Agora que entendemos a importância do agendamento de visitas, vamos destacar aqui as diferentes maneiras de marcar encontros com os clientes.
1. Telefone
O telefone é uma das maneiras mais tradicionais de agendar uma visita. Seja cordial, breve e profissional ao fazer a ligação. Lembre-se de seguir uma abordagem consultiva ao telefone, apresente-se e procure despertar o interesse do prospect ou cliente na sua visita.
2. E-mail
O e-mail é uma opção eficaz para agendar visitas, pois permite que você forneça informações detalhadas sobre o encontro. No entanto, é importante entender se a pessoa com quem você está entrando em contato realmente utiliza esse meio de comunicação.
Seja claro e inclua todas as informações relevantes no corpo do email, como data, hora e local. Além disso, personalize o e-mail de acordo com as necessidades específicas do cliente, destacando como sua visita pode beneficiá-lo.
3. Mensagem em redes sociais e WhatsApp
Em muitos casos, as redes sociais e o WhatsApp podem ser usados para agendar visitas, especialmente quando já existe um relacionamento prévio com o cliente. Nesse caso, seja direto e profissional em suas mensagens, sem deixar o seu carisma e jeito de falar de lado.
Para todos os meios de contato, é importante verificar com o cliente e definir qual é o melhor meio de comunicação para futuras ligações e/ou mensagens.
Melhores práticas para marcar encontros com clientes
Quando tratamos de visitas a clientes devemos sempre ser cuidadosos em como essa ação acontecerá para que não gere um resultado fora do esperado. Estabelecer práticas para esse momento gera uma segurança maior para o colaborador, além de aumentar as chances de confirmação e realização dessas reuniões.
Pensando nisso, preparamos algumas dicas adicionais para que você saiba como marcar uma visita com o cliente:
1. Conheça seu cliente: Faça uma pesquisa prévia para entender as necessidades e interesses do cliente. Quanto mais você souber sobre ele, mais eficaz será a sua abordagem.
2. Seja flexível: Esteja disposto a ajustar sua agenda para acomodar as preferências do cliente. Isso mostra que você está disposto a trabalhar de forma colaborativa.
3. Confirme a visita: Sempre confirme a visita com antecedência para evitar desentendimentos. Além disso, se possível, forneça um lembrete alguns dias antes da visita para garantir que o cliente esteja preparado.
Como montar um cronograma de visitas a clientes: passo a passo
Elaborar um cronograma eficaz de visitas a clientes é fundamental para assegurar o êxito em seus encontros. O cronograma permite a realização de uma categorização bem planejada. Assim, é possível determinar se os clientes estão em um momento adequado para receber a visita, o que, por sua vez, influenciará diretamente nos resultados obtidos.
Por meio do Checkmob, software para gestão de equipes externas, é possível realizar um cronograma eficaz, de forma fácil e rápida. Veja, a seguir, como estabelecer uma programação eficiente para suas visitas a clientes com este software:
Crie uma segmentação de clientes
A segmentação de clientes permite dividir os prospects ou clientes, considerando que cada um deles se encontra em diferentes estágios do processo de compra. Dessa forma, cada um requer abordagens distintas ao longo da jornada de vendas. Por exemplo:
Carteira de clientes ativa: composta por clientes envolvidos, fazendo negócios regularmente, ideais para retenção e upsell.
Carteira de clientes inativos: clientes que tiveram algum relacionamento com o negócio, mas não estão mais engajados. São ideais para buscar uma reativação.
Carteira de renovação: composta por aqueles contratos que estão próximos da data de expiração. Requerem atenção para mantê-los na base de clientes.
Critério de temperatura
Segmente seu prospect ou cliente por temperatura em relação ao grau de interesse no seu serviço, classificando-os em:
- Quente;
- Morno;
- Frio.
Isso permite que a equipe de vendas estabeleça uma prioridade no atendimento por probabilidade de fechamento do negócio no curto prazo e tenha uma estratégia mais desenvolvida para os que precisam de maior atenção para o fechamento do negócio.
Avalie sua frequência de visitas
Verifique quais os clientes estão sem visitas nos últimos 30, 60 e 90 dias. Descubra quais clientes estão sendo negligenciados e estabeleça estratégias para retomar e reforçar o relacionamento com eles. Além disso, monitore a frequência de compra de clientes ativos, para que suas visitas sejam mais assertivas, sendo elas realizadas nos momentos condizentes com as datas padrões das compras de cada cliente.
Como abordar o cliente para marcar uma visita
Ao abordar um cliente para marcar uma visita, lembre-se de ser claro e conciso sobre o motivo do encontro. Se for o primeiro contato com o cliente, destaque o valor que sua visita pode oferecer a eles. Forneça informações relevantes sobre os benefícios que o cliente obterá ao aceitar a visita.
Além disso, é fundamental confirmar a visita ao cliente antes da data agendada. Isso demonstra profissionalismo e ajuda a evitar cancelamentos de última hora. Envie um e-mail ou mensagem de confirmação alguns dias antes da visita e forneça informações de contato para que o cliente possa entrar em contato caso haja algum problema.
Ferramentas de agendamento de visitas com clientes
Para facilitar o agendamento e a gestão de visitas, existem várias ferramentas disponíveis. Utilize-as para evitar conflitos de agenda e manter-se organizado.
Uma das opções utilizadas pelos vendedores externos é o Google Agenda que permite que você compartilhe calendários com sua equipe, agende lembretes e receba notificações de eventos.
Além disso, o Checkmob também oferece recursos avançados para o controle de visitas em tempo real, tornando-o uma excelente escolha para equipes comerciais. Isso porque o Checkmob é um software especializado em gerenciar equipes de vendas externas.
Como o vendedor pode organizar uma visita comercial com o Checkmob
O Checkmob oferece uma gama de recursos poderosos para auxiliar os vendedores na organização de suas visitas comerciais, o que garante maior eficiência para vendedores externos.
Este software permite aos vendedores acompanhar a data da última visita a cada cliente. Isso evita esquecimentos e ajuda a priorizar clientes que não foram visitados recentemente.
Manter um registro das últimas interações é fundamental para fortalecer relacionamentos e atender às necessidades em constante evolução dos clientes.
Além disso, também é possível utilizar a funcionalidade de roteirização inteligente, a qual ajuda os vendedores a planejar suas visitas de forma eficiente.
Os vendedores podem visualizar a localização de seus clientes em um mapa e determinar a proximidade entre eles.
Isso possibilita a criação de roteiros otimizados, economizando tempo e recursos ao agrupar visitas a clientes que estão próximos uns dos outros. Isso não só reduz custos de deslocamento, mas também aumenta a capacidade de atender a mais clientes em um curto período de tempo.
Ao aproveitar todas as funcionalidades do Checkmob, os vendedores podem aprimorar sua organização, melhorar o atendimento ao cliente e maximizar o potencial de suas visitas comerciais. Isso resulta em relacionamentos mais fortes com os clientes e melhores resultados de vendas.
Como acompanhar as visitas agendadas com clientes
Após marcar as visitas, é importante fazer o acompanhamento para garantir que nenhuma visita será negligenciada.
O Checkmob oferece uma série de recursos que tornam essa tarefa mais fácil e eficiente, fornecendo informações em tempo real para os gestores e permitindo a personalização dos dashboards de acordo com as necessidades específicas de cada equipe de vendas.
Aqui estão algumas das funcionalidades e informações-chave que o Checkmob oferece para acompanhar as visitas agendadas com clientes:
Informações em tempo real para gestores
Os gestores têm acesso a informações em tempo real sobre o andamento das visitas agendadas. Isso inclui atualizações sobre o status das visitas, a localização dos vendedores e o progresso em relação às metas de vendas.
Dashboards personalizados
O Checkmob oferece dashboards personalizáveis que podem ser adaptados de acordo com as necessidades específicas de cada equipe. Isso permite que os gestores visualizem as informações mais relevantes para o acompanhamento das visitas de maneira clara e acessível.
Indicadores-chave de Desempenho (KPIs)
Dentre os indicadores que é possível verificar no Checkmob estão:
- contagem de visitas;
- quantidade de vendas realizadas;
- tempo de deslocamento do vendedor;
- comparativo de faturamento mensal;
- identificação das principais regiões de atuação através do mapa;
- quantidade de empresas prospectadas;
- acompanhamento do crescimento da carteira de clientes;
- classificação de visitas.
O Checkmob proporciona uma visão abrangente e detalhada do desempenho das equipes de vendas, permitindo que os gestores monitorem o progresso em tempo real e tomem decisões informadas para maximizar os resultados.
Saber como marcar uma visita com o cliente e montar um cronograma eficaz são habilidades essenciais para gerentes e coordenadores comerciais.
Utilize as dicas e ferramentas mencionadas neste artigo para aprimorar suas habilidades de agendamento e maximizar suas oportunidades de negócios.
Escrito por
André Zacarias
