Está pensando em contratar um software para gestão de equipes externas, mas quer ter certeza de que escolheu o sistema certo? Quer evitar ciladas e contratar um sistema realmente confiável?
Então você precisa conhecer as 10 coisas que não te contam sobre a contratação de um novo sistema para controle e gestão de equipes externas.
O que você vai aprender neste artigo:
- Tudo o que você precisa saber na hora de escolher um sistema para controle e gestão de equipes externas
- Como funciona a implantação de um novo software para gestão de equipes externas
- Que tipo de contrato evitar
- Informações para não ter dificuldades na contratação do novo sistema
Ter um sistema para a gestão de sua equipe externa é fundamental para colher bons resultados, melhorar os seus indicadores e se manter competitivo nesse mercado cada vez mais disputado e tecnológico. No entanto, escolher um software pode ser uma tarefa desafiadora.
Sem o conhecimento adequado, você pode acabar com uma tecnologia atrasada, com um sistema que não atende às necessidades da sua empresa ou mesmo com um contrato que aplique multas altas se você não estiver satisfeito com os resultados.
Por isso, se sua empresa precisa de mais eficiência, mas não quer cair em uma cilada, continue sua leitura e saiba tudo que você precisa para escolher o sistema certo.
Confira também:
Quer dicas para aproveitar seu sistema para controle e gestão de equipes externas e ir ainda mais longe?
Então leia: Guia definitivo para equipes de vendas externas de alta performance.
2. Quanto tempo levará a implantação do software para gestão de equipes externas?
3. Quais os custos para implantar e como uma implantação gratuita pode sair mais cara?
4. Como será o suporte do sistema para controle e gestão de equipes externas?
5. Com qual tecnologia o software é construído e qual é a importância disso?
6. É possível personalizar o software e adequá-lo às suas necessidades?
7. O sistema está em conformidade com as leis de segurança da informação e tem backups de segurança?
8. O software que está sendo contratado é capaz de resolver o seu problema?
9. O sistema e o aplicativo de gestão de equipes externas são compatíveis com os aparelhos da empresa?
10. Qual é o tempo de contrato mínimo? Tem cobrança de multa e fidelidade?
1. O que é implantação de sistemas e como será a implantação na sua empresa?
Um engano que muitos gestores cometem na hora de adquirir o primeiro sistema é pensar que é só assinar o contrato e começar a usar. No entanto, antes de aproveitar essa tecnologia na gestão de sua equipe externa, é preciso passar pelo processo de implantação.
Esse procedimento envolve ações como diagnosticar a situação atual da empresa, organizar os dados, adequá-los ao novo sistema e treinar a equipe toda para utilizar a nova tecnologia.
De tal forma, a implantação pode ser feita de duas formas:
- A empresa responsável pelo sistema disponibiliza pessoas experientes para que o processo seja eficiente, organizado e agradável para todos os envolvidos.
- Sua equipe recebe vídeos e artigos e deve fazer a implantação por conta própria.
Aqui na Checkmob, por exemplo, temos um time totalmente dedicado à implantação, com experiência na área. Nossos implantadores têm know-how de outras implantações e também da realidade do mercado para configurar o sistema com as boas práticas necessárias para sua empresa.
Além disso, focamos em ter qualidade na “passagem de bastão” entre comercial, implantação e suporte, para que a cada troca de pessoa no processo não seja necessário recomeçar a história do zero.
Isso é assim porque aqui na Checkmob um dos nossos maiores valores é que nos importamos de verdade com o cliente. E isso se reflete nos nossos números de pesquisas de satisfação:
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2. Quanto tempo levará a implantação do software para gestão de equipes externas?
Além de entender como funciona o processo de implantação, também é essencial saber quanto tempo ele costuma levar. Assim, sua equipe estará preparada para usar o software para gestão de equipes externas na hora certa.
Esse tempo varia entre as diferentes empresas. Busque uma que tenha uma implantação rápida, mas tome cuidado com as que prometem ter tudo pronto em um tempo muito curto. É preciso de, pelo menos, cerca de duas semanas para completar o processo de forma adequada.
Na Checkmob temos um Programa de Aceleração de Resultados, com o qual nos propomos a realizar a implantação em 15 dias.
Para melhorar ainda mais a experiência, oferecemos um acompanhamento próximo e ativo durante 12 meses. Assim, garantimos que o cliente esteja usando o software no seu máximo potencial.
3. Quais os custos para implantar e como uma implantação gratuita pode sair mais cara?
É essencial saber desde o primeiro momento quanto vai custar a implantação, para evitar cobranças inesperadas.
Mas também é importante tomar cuidado com a promessa de implantação gratuita, porque esse processo acaba caindo nas mãos do gestor que está contratando um novo sistema.
Como não está acostumado com essa atividade, o gestor tende a levar muito mais tempo para completar a configuração do que uma pessoa especializada e experiente, como nossos colaboradores na equipe da Checkmob. E você sabe o quanto seu tempo é valioso, não é?
Uma implantação gratuita, que depende da ação do gestor, também não tem benchmarking, uma técnica de análise de boas práticas que é fundamental para que o processo tenha sucesso.
Ainda soma-se a isso a probabilidade maior de erros e da necessidade de retrabalho.
Em meio a essa situação, vale muito a pena pagar a implantação com uma equipe que seja experiente e transparente — tanto com o processo quanto com os valores.
A implantação na Checkmob é feita em 5 encontros dentro de 15 dias. Temos um roadmap para ajudar o cliente a validar todos os pontos da operação, além de trazer práticas de mercado durante o processo que ajudam na maturação da sua operação externa.
4. Como será o suporte do sistema para controle e gestão de equipes externas?
A relação entre os fornecedores do sistema com a sua empresa não pode terminar depois da implantação. Afinal, um software de gestão de equipes externas é uma tecnologia bastante ampla e repleta de detalhes que podem gerar dúvidas.
Por isso, é essencial que você conte com um bom suporte.
Busque saber como é esse processo antes de contratar o sistema. Ele é feito por telefone, chat ao vivo, WhatsApp ou outras opções? Os responsáveis pelo suporte são uma equipe interna e realmente integrada ao software ou um grupo terceirizado?
Aqui na Checkmob temos uma equipe interna dedicada apenas ao suporte de nossos clientes, o que oferece ao cliente um atendimento muito mais preparado e bem informado.
Além disso, dependendo da demanda de cada cliente é possível que o suporte seja até mesmo centralizado e dedicado por uma pessoa.
Para ampliar as possibilidades para sua empresa, temos três canais de atendimento para você entrar em contato quando precisar: WhatsApp, Chat no app ou na web e e-mail.
5. Com qual tecnologia o software é construído e qual é a importância disso?
A eficiência de um sistema de gestão para equipes externas depende muito da sua tecnologia. Só com o desenvolvimento adequado ele poderá aguentar grandes cargas de dados, funcionar offline e evitar a perda de informações, por exemplo.
Por isso mesmo, a Checkmob é uma empresa que respira tecnologia. Nosso time de desenvolvimento é composto por profissionais capacitados e que constantemente estão sendo desafiados a acompanhar as novas plataformas e linguagens de programação para oferecer as melhores funcionalidades e experiência aos nossos clientes.
Toda essa dedicação está presente tanto na parte web quanto nos aplicativos de gestão de equipes externas via Android e IOS. Inclusive, temos atualizações e melhorias semanalmente sendo publicadas nas lojas de aplicativos.
Leia mais: Por que um sistema de gestão de equipes externas é mais adequado que um CRM para o seu time externo.
6. É possível personalizar o software e adequá-lo às suas necessidades?
Existem diferentes tipos de equipes externas: vendedores, técnicos, auditores, inspetores, profissionais de trade marketing, limpeza e manutenção. Por isso, para cada operação é importante que as funcionalidades e módulos sejam adaptadas às necessidades específicas daquele mercado.
Então, na hora de contratar um novo sistema, descubra se ele oferece esse tipo de personalização tão importante para o seu sucesso.
Leia mais: Gestão de equipes externas: 6 estratégias para superar os desafios e ter melhores resultados.
7. O sistema está em conformidade com as leis de segurança da informação e tem backups de segurança?
Quando você contrata um sistema de gestão, quase todas as informações de sua empresa vão para lá e ele se torna um pilar central de todo o seu trabalho.
Obviamente, perder esses dados pode ser um verdadeiro desastre para sua operação. Você não poderá atender clientes, não terá registro de vendas e atendimentos, perderá suas ordens de serviço e terá muita dificuldade para voltar à normalidade.
Por isso, é fundamental contar com um sistema que ofereça bons backups de segurança. Lembre-se de questionar esse ponto durante a contratação.
E a segurança não para por aí. Atualmente, também é preciso lidar com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) que determina que a empresa é responsável por todos os dados registrados em sua operação.
Isso significa que se suas informações vazarem e/ou forem acessadas por pessoas não autorizadas, a empresa pode ser punida com multa e até suspensão das atividades.
8. O software que está sendo contratado é capaz de resolver o seu problema?
Ao contratar um software, sua empresa pode estar buscando lidar com um problema. Alguns exemplos são a perda de tempo no deslocamento, a dificuldade de organizar os dados com eficiência e até complicações no controle da jornada de trabalho da equipe externa.
Nesse sentido, é importante buscar um sistema que seja realmente capaz de resolver essa demanda.
Para isso, avalie a empresa responsável. Ela tem experiência na área? Tem reputação positiva? É especialista no seu mercado, seja ele em vendas externas, serviços de campo, trade marketing ou inspeções/auditorias externas?
Todas essas questões são fundamentais. Busque conhecer também os cases de sucesso que a empresa tem para apresentar, como os da Checkmob:
>>> História de sucesso da Philips
>>> História de sucesso Rota Sinalização Viária
9. O sistema e o aplicativo de gestão de equipes externas são compatíveis com os aparelhos da empresa?
Equipes externas precisam ser capazes de usar o sistema enquanto estão em campo. Para isso, elas dependem de aplicativos instalados nos smartphones.
Na hora de contratar seu sistema, questione em qual versão do Android ou IOS esses apps funcionam.
Isso porque muitas vezes as empresas têm celulares ou tablets mais antigos que não têm atualizações do sistema operacional e a tecnologia do software pode ser mais avançada que os requisitos daqueles aparelhos.
Leia mais: 8 benefícios que seu time ganha quando a empresa usa um software para gestão de equipes externas.
10. Qual é o tempo de contrato mínimo? Tem cobrança de multa e fidelidade?
Para completar: fique atento às pegadinhas de contrato sobre tempo mínimo, fidelidade e renovação.
Contratar um sistema que cobra multa caso você queira trocar pode ser uma cilada. Afinal, mesmo se estiver insatisfeito você pode acabar preso a esse contrato inadequado.
Por isso, aqui na Checkmob não temos tempo de contrato mínimo e nem multa de rescisão. A única condição com a qual trabalhamos atualmente é a contratação mínima de 5 usuários.
Dica extra: verifique o histórico da empresa
Para ter mais chances de sucesso na contratação de um sistema, avalie o histórico da empresa com a qual você está negociando. Algumas ações são importantes para isso:
- Verifique quem é o dono
- Veja se ela tem credibilidade no mercado
- Pergunte ao vendedor se poderia falar com algum cliente da empresa para validar a seriedade
Tome cuidado também ao negociar com empresas sem tempo de mercado. Há o risco de ela não dar certo e você perder todo o seu esforço de implantação, seus dados e até seu dinheiro.
Esse é mais um destaque do Checkmob. Nós temos mais de 9 anos de experiência e mais de 500 empresas já atendidas e satisfeitas com o nosso trabalho.
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Escrito por
André Zacarias
