Manter um cadastro de clientes organizado é uma das principais armas para otimizar vendas e melhorar o atendimento ao cliente. A realidade de muitos vendedores e gestores, no entanto, ainda é marcada por informações espalhadas em papéis, mensagens de WhatsApp, planilhas e até agendas físicas.
Esse cenário não só dificulta o processo de vendas, como também impede que a equipe de vendas atue de forma estratégica e eficaz. Por isso, neste artigo, vamos explicar tudo sobre cadastro de clientes e como você pode fazer de forma eficiente:
O que é cadastro de clientes?
O cadastro de clientes é um banco de dados estruturado com todas as interações que a empresa tem com cada cliente ou potencial cliente.
Nele, devem constar dados pessoais, histórico de compras, interações anteriores, preferências e todas as informações que podem ajudar a empresa a entender melhor quem é o cliente e como atendê-lo da melhor forma.
Porém, a simples definição não abrange a complexidade da questão. Isso porque, a grande dor dos gestores e vendedores não é apenas saber o que é o cadastro, mas sim, como gerenciar essas informações de forma eficiente.
Sem um sistema centralizado, a desorganização pode gerar problemas que comprometem diretamente o controle de vendas.
Por que fazer esse cadastro?
Muitas empresas ainda negligenciam a importância da prática de realizar um bom cadastro de clientes, recorrendo a métodos manuais e desorganizados que geram problemas recorrentes. Por isso, separamos alguns motivos que te farão pensar diferente.
Perda de oportunidades de venda
Quando os dados dos clientes estão espalhados entre papéis, planilhas ou até em aplicativos de mensagens, o vendedor pode não ter as informações necessárias no momento em que precisa.
Isso afeta diretamente a capacidade de realizar follow-ups eficazes, o que pode resultar na perda de uma venda que poderia ter sido concretizada com uma abordagem mais organizada.
Assim, um cadastro centralizado permite que os vendedores tenham acesso rápido a todas as informações do cliente, ajudando a identificar o melhor momento para um contato e otimizando o processo de vendas.
Dificuldade na personalização de abordagens
As pessoas recebem milhares de mensagens o tempo todo. Por isso, personalizar a abordagem de vendas é fundamental para conquistar o cliente.
No entanto, sem um histórico detalhado de interações, preferências e comportamentos, o vendedor fica limitado. A falta de informações organizadas sobre o cliente faz com que a empresa tenha uma abordagem genérica, o que diminui as chances de sucesso.
Com um cadastro bem estruturado, o vendedor consegue adaptar o discurso de vendas de acordo com o perfil e as necessidades de cada cliente.
Como fazer o cadastro de clientes: passo a passo
O cadastro de clientes deve ser estruturado e pensado estrategicamente para que ele possa ser utilizado de maneira prática e produtiva no processo de vendas e no relacionamento com o cliente.
Veja algumas dicas para garantir que o cadastro seja funcional para vendedores e gestores.
Defina as informações que devem ser coletadas
Para garantir que você não perca dados relevantes, identifique as informações que realmente podem fazer diferença no atendimento e nas vendas. Entre os dados básicos que devem ser coletados, estão:
- Dados pessoais: nome completo, e-mail, telefone, endereço e qualquer outro dado de contato;
- Histórico: frequência de compra, ciclo comercial, data da última compra e ticket médio;
- Últimas interações: registro de interações e visitas da equipe;
- Preferências e comportamento: preferências de produtos, canais de comunicação preferidos, e possíveis interesses ou necessidades específicas.
Além disso, dependendo do seu nicho de mercado, pode ser importante registrar detalhes como o aniversário do cliente e a frequência de compra, por exemplo.
Essas informações permitem personalizar futuras abordagens e melhorar o relacionamento com o cliente.
Utilize ferramentas adequadas
Como já falamos, usar métodos manuais, como planilhas de Excel ou papéis, pode causar desorganização e perda de informações importantes.
Sendo assim, a melhor prática é optar por um sistema de gestão que centralize todos os dados de forma organizada e integrada.
Isso porque, a tecnologia permite que os dados dos clientes sejam acessados em tempo real por todos os membros da equipe de vendas, facilitando a comunicação interna e o acompanhamento de cada cliente no funil de vendas.
Além disso, um bom sistema ajuda a automatizar tarefas, economizando tempo e evitando retrabalho.
Por isso, recomendamos o uso do Checkmob, sobre o qual explicaremos como funciona mais adiante.
Mantenha os dados atualizados
Não adianta realizar o cadastro e não mantê-lo atualizado. Por isso, incentive a equipe de vendas a registrar todas as interações e transações logo após o contato com o cliente. É importante registrar qualquer informação que possa ser útil no futuro, como:
- Novos interesses do cliente;
- Atualizações de dados de contato;
- Alterações no perfil de compra.
Também é recomendável realizar revisões periódicas no cadastro para eliminar duplicatas, corrigir erros e garantir que os dados estejam completos.
Além disso, a depender do perfil do seu público, pode funcionar enviar — com periodicidade bem definida para evitar o excesso — formulários de atualização de dados enviados diretamente para os clientes, o que facilita a coleta de novas informações e mantém o banco de dados sempre atualizado.
Garanta a segurança e privacidade dos dados
Com o aumento da conscientização sobre a privacidade e a proteção de dados, garantir que as informações dos clientes estejam seguras é essencial para qualquer empresa não ter problemas futuros.
O primeiro passo é garantir que a ferramenta utilizada para o cadastro de clientes esteja em conformidade com as legislações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.
Além disso, limite o acesso às informações apenas aos funcionários que realmente necessitam delas, e implemente políticas internas de uso e compartilhamento de dados.
Onde fazer o cadastro de clientes?
Quando falamos em centralizar e organizar informações de clientes, o ideal é contar com uma plataforma que facilite esse processo.
Uma excelente opção para isso é o Checkmob, que se destaca por ser uma ferramenta que integra gestão de equipes externas e controle de dados, com campos personalizados, de acordo com a necessidade da empresa.
Com o Checkmob, é possível fazer o cadastro de clientes de maneira intuitiva, utilizando dispositivos móveis e otimizando a coleta de dados durante visitas externas.
A ferramenta não só centraliza as informações, como também permite que gestores tenham acesso a relatórios e métricas que facilitam a tomada de decisões.
Veja, no vídeo abaixo, como funciona o cadastro de clientes do Checkmob e suas soluções para ajudar no dia a dia da equipe de vendas externas:
Com tudo em um só lugar e um bom cadastro de clientes, a equipe ganha agilidade, eficiência e precisão no atendimento.
Por isso, conheça o Checkmob agora mesmo e transforme suas vendas externas.
Escrito por
Kauana Filimberti
