A tarefa de gestor, em qualquer segmento, é um desafio enorme. Afinal, esse é o profissional responsável pelo trabalho da equipe e por boa parte do sucesso da empresa. Mas quando falamos de uma equipe externa, o desafio fica ainda maior.
Isso porque a gestão de equipes externas envolve cuidar de um time que está realizando seu trabalho fora da empresa, longe dos olhos do gestor e, na maior parte das vezes, sem um acompanhamento completo.
Essa é a situação de milhares de vendedores, técnicos, auditores, prestadores de serviço ou manutenção, entre tantos outros. Com suas funções sendo realizadas de forma externa, essas equipes de campo precisam de uma gestão ainda mais preparada.
O gestor de uma equipe externa tem diferentes desafios a superar, como:
- Acompanhar o tempo dedicado pelos colaboradores para cada função
- Manter uma comunicação direta e eficiente
- Motivar a equipe de campo durante o trabalho
- Avaliar o desenvolvimento e valorizar a evolução de cada colaborador
Quer saber como fazer isso tudo de forma efetiva e prática, para garantir os resultados, a motivação e o sucesso de seus colaboradores? Então continue sua leitura e confira 6 dicas para gestão de equipes externas.
Seja um verdadeiro líder para sua equipe externa
A primeira dica tem a ver com a postura do gestor. Afinal, se você quer que seu time seja coeso, eficiente e responsável, é preciso dar exemplo e trabalhar não como um chefe, e sim como um líder.
Para isso, o gestor deve tentar mostrar para sua equipe que está junto de cada colaborador durante o trabalho — disponível para ajudar, mesmo que esteja distante.
Esse profissional tem de deixar claro que os bons resultados da operação não são responsabilidade apenas dos colaboradores, mas também — e acima de tudo — dele. Por isso, ele veste a camisa do time, puxando a motivação por meio do exemplo e do esforço no dia a dia.
No mesmo sentido, ele deve ter proximidade com a equipe, conhecendo cada colaborador, sabendo sobre suas necessidades, demandas e ambições, e mostrando-se como um aliado nesses objetivos.
Ele também precisa estar próximo o bastante para ser capaz de resolver conflitos entre a equipe e para ter a confiança do time como um todo.
No entanto, ele precisa equilibrar essa proximidade para evitar ser muito “amigão” dos colaboradores. O líder é a autoridade na operação e deve ser tratado dessa forma.
Seis características fundamentais de um líder:
- Autoridade
- Poder de decisão
- Empatia
- Equilíbrio emocional
- Espírito de equipe
- Oratória
Para alcançar esses resultados, o líder precisa apresentar algumas características fundamentais. Entre elas, podemos mencionar:
- Autoridade: a habilidade de coordenar e orientar a equipe, recebendo o respeito devido dos colaboradores. Para isso, o líder precisa de muito conhecimento e competência.
- Poder de decisão: é função do líder decidir os caminhos que a equipe deve tomar e resolver os problemas. Por isso, ele não pode demonstrar insegurança.
- Empatia: um bom líder deve ser capaz de entender as sensações de sua equipe, se colocando no lugar de cada colaborador. Isso é fundamental para um bom ambiente de trabalho.
- Equilíbrio emocional: um chefe estourado e desequilibrado é um problema para qualquer time. Principalmente na gestão de equipes externas, o líder tem de demonstrar equilíbrio.
- Espírito de equipe: um líder de verdade é aquele que lidera pelo exemplo, sendo um parceiro dos colaboradores e realmente vestindo a camisa da equipe.
- Oratória: o líder também precisa ser bom de comunicação, sabendo explicar para seu time o que a empresa precisa e também motivar os colaboradores no trabalho.
Há ainda outras importantes qualidades e estratégias para ser um grande líder. Temos um texto completo sobre o assunto, que pode te ajudar nesse objetivo. O conteúdo tem o foco em como liderar equipes de vendas externas, mas pode ser útil para todos os segmentos. Confira:
Como ser um bom líder de vendas na gestão de equipes externas?
Acompanhe os indicadores de performance da operação
A gestão de equipes externas também demanda precisão e inteligência. Só assim os resultados serão positivos.
Sem falar que a única forma de acompanhar um time que não está dentro da empresa é por meio de dados e informações claras, organizadas e acessíveis sobre os resultados de cada visita.
Dessa forma, mostra-se essencial trabalhar por meio de uma gestão data driven (guiada por dados). É aí que entram os indicadores-chave de performance (KPIs) da empresa.
As informações coletadas por meio desses indicadores dão ao gestor todo o insumo que ele precisa para tomar decisões inteligentes, orientadas pela situação real da empresa e também por seus objetivos.
Utilizando os KPIs, é possível avaliar o desenvolvimento da operação, conferir o trabalho de cada colaborador e até ter a base necessária para criar metas desafiadoras.
Assim sendo, os indicadores são parte fundamental de uma gestão de equipes externas que busque eficiência, organização e bons resultados.
Lembre-se:
“Se você não pode medir, você não pode gerenciar”
Peter Drucker, o pai da administração
Considere sempre que, se a gestão depender apenas do “feeling” do gestor, ela pode se perder em seus resultados.
Por exemplo, se você não souber quantas horas seus colaboradores gastam em deslocamento, você nunca poderá melhorar essa taxa e otimizar o tempo da operação.
Se quiser saber como mensurar KPIs na gestão de equipes externas, você pode conferir nosso texto:
Principais indicadores comerciais: conheça os KPIs indispensáveis para vendas externas.
O texto também é focado em vendas externas, mas você pode aproveitar os ensinamentos para muitas operações com equipes de campo.
Motive a equipe de campo
Um grande desafio na gestão de equipes externas é manter o time motivado. Afinal, com os colaboradores longe da empresa fica muito mais difícil melhorar o ânimo e incentivar o time a vestir a camisa.
No entanto, a importância da motivação é ainda maior nesses casos! Como o gestor não pode acompanhar o trabalho desses funcionários, é preciso que eles estejam motivados para entregar bons resultados.
Por isso, temos 8 dicas para manter seu time animado com o trabalho:
- Conhecer bem a equipe, sabendo suas necessidades e vontades.
- Investir na capacitação para evitar a estagnação e fazer com que os colaboradores sintam que estão evoluindo com a empresa.
- Ter uma cultura de feedbacks que indique os pontos que já estão excelentes e ajude nas questões que a equipe pode melhorar.
- Criar um ambiente de trabalho agradável para todos, mesmo quando estão longe da empresa.
- Ter rituais de engajamento com a equipe, como warm ups: momentos em que o time pode compartilhar as atividades, planos e desafios da semana.
- Desenvolver uma comunicação transparente com a equipe
- Saber ouvir as demandas e sugestões do time.
- Trabalhar com metas e recompensar os bons resultados, para que os colaboradores tenham foco no crescimento.
Se quiser ainda mais dicas e orientações sobre como alcançar cada uma delas, você pode ir mais longe com nosso texto:
Como motivar uma equipe de vendas? 12 dicas para o sucesso!
Defina metas SMART
Como acabamos de ver, metas são uma boa maneira de motivar sua equipe. Mas não é só isso! Além da motivação, elas também são excelentes para que a empresa cresça de forma sustentável, com foco e bons resultados.
No entanto, para que elas sejam realmente úteis, os objetivos precisam ser inteligentes. Nesse sentido, vale a pena seguir a sigla SMART na hora de definir suas metas.
Uma meta SMART é:
- Específica (Specific): nada de generalização! A meta precisa mostrar exatamente o que ela deve alcançar.
- Mensurável (Measurable): ela deve ser baseada em números que o gestor possa medir para avaliar os resultados.
- Atingível (Attainable): a meta não pode ser impossível nem muito fácil. Ela deve ficar no meio termo, sendo desafiadora mas alcançável.
- Relevante (Relevant): cada meta precisa ter um impacto claro nos resultados da empresa.
- Temporal (Time based): um prazo deve ser definido para cada meta, para que o time saiba quanto tempo tem para alcançá-la.
Para otimizar suas metas, você pode conferir nosso texto feito especialmente sobre o assunto:
Tudo sobre metas de vendas para vendedores externos! Melhore suas estratégias com foco em resultados.
Combata os ladrões de produtividade na gestão de equipes externas
Você já ouviu falar dos ladrões de produtividade? Em uma empresa de trabalhos externos, eles podem colocar em risco a própria lucratividade e a manutenção da operação.
No caso das vendas externas, por exemplo, um estudo publicado na revista Forbes, apontou que as equipes costumam dedicar menos de 39% de seu tempo a vender.
Ou seja: os ladrões de produtividade estão roubando a maioria do tempo de trabalho da equipe. Sua empresa também sofre com isso?
Veja os principais ladrões que você precisa combater:
- Deslocamentos desnecessários
- Uso de formulários em papel para organizar o trabalho
- Falta ou desorganização nas Ordens de Serviço
- Realização de relatórios manuais
- Dificuldade na comunicação entre quem está na empresa e as equipes que estão na rua
Um software de gestão para equipes externas pode ajudar muito na hora de evitar esses problemas. Mas, se você quiser saber mais, temos um texto sobre isso também! Lembre-se: ele é focado em vendas, mas pode ajudar muito na gestão de qualquer equipe de campo.
Como controlar suas vendas externas e aumentar a produtividade da sua equipe.
Controle a jornada da equipe com um software para gestão de equipes externas
Você sabe, neste momento, onde estão todos os seus colaboradores? Sabe se eles estão realizando as tarefas com eficiência? Está acompanhando os deslocamentos, para ver se eles estão usando as melhores rotas?
Para responder que sim para essas perguntas, é essencial controlar a jornada da equipe externa. Por meio desse acompanhamento, o gestor se torna capaz de otimizar o trabalho de seus colaboradores, melhorar os resultados e até recompensar quem está realmente vestindo a camisa da empresa.
Esse controle pode até ser feito por meio de papéis, ordens de serviço impressas e relatórios manuais. No entanto, isso reduz muito a eficiência do acompanhamento, que não pode acontecer em tempo real e acaba tomando tempo tanto do gestor quanto da equipe externa, que precisarão lidar com a papelada.
Por isso, um software para gestão de equipes externas é o caminho da eficiência! Entenda melhor o controle da jornada por meio do nosso texto:
Controle de jornada da equipe externa: entenda tudo sobre a gestão do trabalho de times externos.
E se quiser entender mais sobre as possibilidades de um sistema de gestão feito especialmente para equipes de campo, conheça o Checkmob! Ele nasceu justamente para automatizar atividades externas com tecnologias em tempo real.
Escrito por
Camila Dalsente
