A ordem de serviço é um documento fundamental para empresas que realizam serviços externos. Ela serve para formalizar a atividade, para dar um ponto de partida para as equipes externas responsáveis e para orientar a atividade.
Com tamanha importância, a ordem de serviço não é nenhuma novidade no mundo de field service. A maioria das empresas executa algum tipo de OS para suas atividades.
O problema é que, por verem esse documento como algo tão “comum”, muitas dessas empresas não dão a atenção necessária que ele merece. Assim, elas acabam não aproveitando todo o potencial que a OS tem na gestão de uma empresa de serviços.
Sem falar que isso também leva a falta de atualização das ordens de serviço. Hoje existem tecnologias capazes de otimizar toda a gestão de equipes externas por meio de OS digitais e automatizadas. E ainda assim, algumas empresas continuam trabalhando sem essa otimização.
Segundo relatório da Software Advice, 75% do público gerencia as OS com papéis ou planilhas — ou simplesmente não usa qualquer ferramenta para gerenciar.
Essa despreocupação com as ordens de serviço leva à ineficiência e até à insegurança da operação.
Por isso, agora é a hora de entender tudo sobre o que é, como fazer e como acompanhar uma ordem de serviço para equipes externas.
O que é uma ordem de serviço?
Essa pode parecer uma pergunta boba, principalmente para quem já trabalha em uma empresa de serviços externos há algum tempo. No entanto, entender plenamente o que é uma ordem de serviço é fundamental para aproveitar ao máximo seu potencial.
De forma básica, uma ordem de serviço é um documento produzido pela empresa com o objetivo de descrever e formalizar alguma atividade que suas equipes externas vão realizar para um determinado cliente.
Esse documento deve ter todas as informações necessárias sobre esse serviço, de modo que possa servir como um guia para a equipe que vai realizá-lo — além de uma formalização da atividade.
Dessa forma, a ordem de serviço deve ser emitida assim que o cliente solicitar o serviço, e também precisa ser disponibilizada para ambas as partes — equipe externa e cliente.
Isso para que os colaboradores possam executar o trabalho de maneira eficiente e segura, ao mesmo tempo em que o cliente tem a possibilidade de acompanhar seus objetivos, seus resultados e o serviço realizado.
Essa é a parte básica, mas o modelo de ordem de serviço pode variar bastante entre diferentes tipos de atividade. Confira:
Quais são os diferentes tipos de ordem de serviço para equipes externas?
As ordens de serviço, no geral, seguem o padrão de descrever o trabalho a ser executado e outros detalhes, como data de realização, pessoas envolvidas ou até mesmo valor a ser cobrado, em alguns casos.
No entanto, elas também variam de acordo com seu objetivo, com o serviço a ser executado e até com a empresa que vai realizá-lo. Então não basta saber o que é uma ordem de serviço: também é fundamental entender qual é a ideal para o seu negócio.
Por isso, apresentamos aqui um pouco sobre os principais tipos de OS:
Ordem de inspeção de segurança
Este é um tipo de OS que tem tudo a ver com a segurança do trabalho. Empresas de manutenção enviam suas equipes externas para inspecionar diferentes tipos de negócios — principalmente indústrias e estabelecimentos que trabalham com maquinário pesado ou com riscos para sua equipe e/ou clientes.
O trabalho relacionado nessa ordem de serviço geralmente envolve identificar possíveis riscos, apontar suas causas, indicar danos que podem ser causados e apresentar formas de corrigir os problemas.
A OS para esse tipo de serviço precisa ser muito bem explicada, para que a equipe não deixe de lado nenhum detalhe. Afinal, ela estará lidando com a segurança de pessoas e equipamentos caros.
Ordem de serviço de manutenção
Esta OS é direcionada para equipes externas de manutenção que agem geralmente em plantas industriais ou no agronegócio, atendendo à situação de maquinários pesados, seja com inspeções, reparos, instalações, entre outros.
A ordem de serviço nesses casos também precisa ser muito detalhada, porque o trabalho diz respeito a máquinas que podem custar milhões — e que podem ser essenciais à produtividade da empresa ou do agronegócio.
Vale lembrar que esse tipo de serviço também é realizado em casos de emergência. Nessas situações, algumas empresas acabam não fazendo OS ou preparando-as sem muitos detalhes para dar mais celeridade ao processo.
No entanto, essa decisão pode ser mais prejudicial do que benéfica, porque a equipe externa fica sem o guia mais importante para seu trabalho e pode demorar mais para prestar o serviço, ou chegar ao local sem algum equipamento importante — além de correr o risco de deixar alguma atividade essencial sem realizar.
Ordem de serviço preventiva
Estas OS são relacionadas às ordens de serviços de manutenção, mas tem uma diferença: elas tratam da manutenção preventiva, seguindo um calendário de cuidados para manter equipamentos, maquinários e outros itens funcionando de maneira adequada.
Isso serve para evitar problemas e urgências de manutenção, além de garantir a eficiência e a produtividade dos itens.
Como sempre, a ordem de serviço nestes casos precisa ser bem detalhada, mas também há uma variação: como são manutenções preventivas, a OS pode ser programada previamente e adaptada de acordo com a situação. Isso facilita a gestão de atividades das equipes externas.
Ordem e instalação
Como o nome já indica, este caso é para equipes externas que instalam algum tipo de equipamento. É comum para quem trabalha com ar-condicionados ou sistemas de aquecimento, ventilação, tubulação entre outros.
Uma OS de ordem de instalação pode ser direcionada para trabalhos em residências, empresas, indústrias, repartições públicas e quaisquer outros espaços que precisem desse tipo de trabalho.
Seja qual for o caso, uma instalação feita sem um planejamento adequado pode levar a prejuízos e até riscos. Além disso, sem uma orientação inicial, o trabalho pode demorar mais e perder eficiência.
Por isso, aqui também é fundamental ter uma ordem de serviço muito bem organizada.
Outras ordens de serviço para equipes externas
Há outras ordens de serviço relevantes que podem ser importantes para o seu trabalho, mas a regra de ouro para todos os casos é: faça sua OS de forma detalhada, com todas as informações necessárias. Esse esforço inicial reduz a perda de tempo e oferece muito mais eficiência para sua equipe externa.
Qual é a importância da OS digital para equipes externas de prestadores de serviço?
Como vimos, a ordem de serviço é essencial para orientar equipes externas na hora de realizar qualquer atividade. Ela apresenta todos os detalhes em que seus colaboradores precisam prestar atenção, além de prazo de realização, endereço e contato do cliente, entre outras informações importantes.
Além disso, a OS também ajuda muito na própria gestão da empresa, pois facilita o gerenciamento das equipes externas, o planejamento do trabalho e até o controle das atividades realizadas. É muito mais eficiência para os gestores, com dados acessíveis organizados em um só lugar para cada atividade.
Para completar, a ordem de serviço ainda dá mais segurança para o cliente. Dessa forma, aumentam as chances de ele ficar satisfeito e ser fidelizado pelo trabalho da equipe.
Tudo isso pode ser feito com a OS tradicional, mas fica muito mais eficiente por meio de ordens de serviço digitais. Assim sua equipe não precisa lidar com papéis e tem todas as informações atualizadas e acessíveis em um celular ou tablet, mesmo durante o trabalho externo.
O cliente também sai ganhando, recebendo as informações de maneira digital e podendo acessá-las sem precisar do papel.
Mas os maiores benefícios da OS digital ficam para a sua gestão!
- Redução de custos com impressão ou preenchimento de ordens de serviço físicas
- Fim da preocupação com armazenamento e organização de tantos documentos
- Informações disponíveis de forma rápida e fácil em computadores, smartphones ou tablets
- Muito mais facilidade na hora de organizar a agenda da equipe externa
- Possibilidade de atualizar a OS de forma mais rápida
- Acesso ao histórico de atendimentos sem precisar de um acervo enorme para os documentos
Para melhorar ainda mais, você pode contar com um sistema de gestão de equipes externas que organize suas ordens de serviço.
O Checkmob, por exemplo, permite a integração das ordens de serviço e das equipes externas, de forma a aumentar a eficiência da gestão com 20% mais produtividade para uma equipe de serviços técnicos em apenas três meses, além de dar mais previsibilidade de receita para sua gestão financeira.
O sistema ainda ajuda a ter menos erros, padronizando o modelo de ordem de serviço. Além de que é possível ter vários modelos de OS dependendo da atividade a ser realizada.
Você também pode oferecer relatórios de seu trabalho para uma visão mais estratégica para o gerenciamento das equipes externas.
Além disso, ele otimiza a comunicação com os times em campo e permite ao gestor realizar um controle da equipe em tempo real.
A importância de acompanhar as ordens de serviço da sua equipe externa em tempo real
Utilizando o Checkmob, o gestor pode ter na palma da mão todas as informações sobre o trabalho da equipe externa em tempo real. Isso ajuda a evitar problemas, lidar com emergências e entregar um trabalho mais completo e satisfatório para seus clientes.
Além disso, é uma ótima forma de garantir que a qualidade do atendimento de sua empresa está sendo cumprida — principalmente se sua ordem de serviço contar com checklists.
Leia mais: Controle de jornada da equipe externa: entenda tudo sobre a gestão do trabalho de times externos.
Para tudo isso, no Checkmob é possível fazer o acompanhamento das ordens de serviço ou visitas programadas em tempo real, por meio da visualização de listas.
O sistema também permite utilizar filtros para ver as OS em andamento, as finalizadas, ou até as futuras atividades a serem executadas conforme o planejamento de ordens de serviço. Tudo isso é focado em uma gestão mais eficiente para suas equipes externas.
Como fazer uma ordem de serviço?
Há várias formas de como fazer uma ordem de serviço. Tradicionalmente, as empresas optam por produzir manualmente, em um pedaço de papel que vão entregar para sua equipe. No entanto, como vimos, essa opção não é a mais eficiente.
Outra possibilidade é utilizar o Word ou outra ferramenta de edição de texto. O responsável só precisa digitar todas as informações em um documento digital e encaminhar para sua equipe externa — ou imprimir e entregar em mãos. Esse modelo de ordem de serviço é um pouco mais eficiente, mas não possui integração com a operação como um todo e não tem muita organização.
O uso de planilhas para as OS já é um passo a mais, deixando o conteúdo muito mais organizado. Ainda assim, a produção de cada ordem de serviço deve ser manual, o que ocupa tempo da gestão.
Para resolver essa demanda, há ainda a opção de usar seu sistema para esse processo!
No Checkmob é possível criar ordens de serviço de forma massiva por meio de planilhas, otimizando muito o trabalho de agendamento. O gestor também pode agendar OS avulsas e até permitir aos funcionários em campo realizar esse trabalho, se for do interesse de sua empresa.
Quais informações devem constar na sua OS?
Há várias formas diferentes de produzir uma OS, mas um modelo de ordem de serviço padrão pode conter os seguintes dados:
- Informações sobre o cliente que vai receber o serviço
- Data de agendamento para o trabalho
- Descrição do que será realizado
- Nome do profissional ou da equipe externa responsável
- Localização em que o trabalho deve ser executado
- Equipamentos, ferramentas e peças que devem ser levados pela equipe
- Previsão de tempo para execução do serviço
- Documentação necessária
- Custos envolvidos para a empresa
- Valor a ser pago pelo cliente
- Checklist com um passo a passo para o serviço a ser executado
Busque contar com um sistema que otimize a emissão de OS e permita uma gestão muito mais eficiente das atividades de sua equipe externa!
Escrito por
André Zacarias
