Tecnologias para Gestão de Equipes de Campo

10 novembro, 2016 - William Vega

No último post levantei pontos referentes a inovação do processo operacional, uma avaliação rápida para direcionar a decisão com base nos custos e benefícios de um investimento nesta área.

E agora? Quais os próximos passos? Iremos analisar e entender o processo para escolher as tecnologias para gestão de equipes de campo que mais se adequam às suas necessidades.

1- Delineando o processo interno

A tarefa essencial é delinear adequadamente o processo que vai ser controlado pela nova tecnologia, essa etapa é uma extensão natural do que falamos no post anterior.

Definir exatamente o que vai ser monitorado, os indicadores e os resultados deve ser uma prioridade bem clara para iniciar a busca por fornecedores.

2- Achando os fornecedores

Procurar por fornecedores de tecnologia operacional pode ser mais difícil do que se imagina, pois a empresa precisa ter clareza da parceria que irá fazer, baseado no que foi delineado na primeira etapa.

De acordo com a especificação do projeto, deve-se estudar alguns pontos comuns práticos em projetos envolvendo tecnologias para operações de campo. São eles:

a) Cobertura de operadoras

Todo sistema de campo depende invariavelmente de um meio de comunicação em tempo real, portanto, se torna muito importante avaliar a cobertura da rede de dados das operadoras. Além da cobertura, um indicador importante é a qualidade do sinal. Com a existência de diferentes tecnologias de redes como 2G (GPRS), 3G e 4G uma avaliação mais cuidadosa tende a ser feita, normalmente os processos operacionais não precisam de tanta velocidade, mas sim de maior confiabilidade na comunicação.

b) Nível de parceria entre operadora e fornecedor dos sistemas

Quanto mais longa for a parceria entre operadoras de telefonia e fornecedores de sistemas, melhor a qualidade de atendimento, por exemplo, parcerias comerciais existem onde a operadora apresenta o fornecedor e atua como auditor no atendimento.

Se houver detalhamento de parceria técnica entre operadora e fornecedor do sistema, maior a confiabilidade no produto. Por exemplo: VPNs e links dedicados entre operadoras e fornecedores, servidores exclusivos de fornecedores na estrutura da operadora podem trazer um alto diferencial de qualidade do atendimento ao cliente.

c) Confiabilidade do serviço

Em teoria, se certificar da confiabilidade do serviço seria no mínimo determinar um SLA (acordo de nível de serviço) no contrato.

A melhor forma de realmente verificar a confiabilidade do serviço é falando com os próprios usuários de determinado serviço. Ou seja, proponha visitas em empresas usuárias do sistema a ser contratado.

As visitas podem ser acompanhadas pelo próprio fornecedor, que inicialmente após fazer as devidas apresentações se retira para que não exista qualquer tipo de desconforto na conversa. Ninguém melhor do que um cliente com usuários reais do sistema para dizer os prós e os contras de determinado fornecedor.

d) Capacidade de customização

Avaliar que em algum momento possa surgir particularidades no processo e que talvez elas precisem ser sistematizadas faz parte do processo de avaliação de fornecedores para esses sistemas de tecnologia operacional. Desde simples campos, telas e relatórios…

Deve haver um acordo claro a respeito das customizações! O que pode ser customizado? Como pode ser customizado?

Essa avaliação deve incluir possíveis necessidades como integrações com outros sistemas, por exemplo com um ERP.

3- Testando as soluções 

A etapa mais importante no processo de contratação é a dos testes. É fundamental que o fornecedor disponibilize recursos para um teste amplo, pois isso ajuda a esclarecer diversas questões levantadas na etapa anterior de maneira prática. Alguns dos pontos que devem ser analisados nessa etapa de testes são:

a) Uso de dados dos aplicativos

Qual será a previsão de uso de dados pela tecnologia? Com um teste isso pode ser dimensionado de maneira mais confiável. Assim, a contratação do plano de dados moveis é feita com maior segurança sem necessidade de renegociações ou erro na previsão de custos do projeto.

Se o processo pedir tráfego de imagens, teremos um maior uso dos dados móveis.

b) Interface dos formulários no dispositivo

Qual dispositivo o processo irá usar? Em um smartphone? Em um tablet? Um teclado embarcado no veículo?Ou inclusive sistemas embarcados em veículos  (rastreamento,telemetria ou M2M) ?

Tudo isso deve ser analisado inicialmente tendo em vistas a facilidade e simplicidade no processo de implantação. Mantendo sempre em mente que o objetivo dessa avaliação é simplificar ao máximo o processo.

Uma proposta comum é testar com um processo mínimo simples e após a implantação, a medida em que as equipes forem amadurecendo na utilização da nova tecnologia, atualizar com novas funções ou com formulários mais complexos nos dispositivos.

c) Relatórios com resultados finais 

Durante o teste, é necessário avaliar todos os relatórios disponíveis e entender onde e como exatamente eles serão usados no processo operacional.

Se haverá retrabalho em exportar dados para fora do sistema e trabalhar em planilhas, verifique com o fornecedor se já existe algum relatório com a informação que você está buscando.

O sistema tem que fazer o trabalho “pesado” de entregar os dados e as informações de modo confiável sobre o que ocorre com as equipes em campo. A gestão deve se concentrar em analisar esses resultados e tomar as ações necessárias para corrigir ou melhorar o desempenho da operação.

4- Negociando a implementação 

A última etapa nesse processo de seleção envolve algumas das condições a serem analisadas durante a negociação para implantação desses sistemas de tecnologia operacional de campo.

Condições financeiras: Devem levar em consideração custos de mensalidade e possíveis custos de implantação, como a aquisição de dispositivos. No caso de uma operação envolvendo smartphones, talvez seja necessário trocar alguns celulares por modelos mais novos de acordo com o processo a ser implantado ou nos casos de serviços de rastreamento,telemetria,M2M existem investimentos em equipamentos ou na instalação dos mesmos.

Condições jurídicas: Prazo de contrato e multas rescisórias são dois itens importantes em qualquer projeto. Começar um projeto desse sem confiança no fornecedor pode ser uma opção errada, por isso, caso a empresa fornecedora não forneça testes gratuitos, prefira pagar um projeto piloto com poucos usuários mas tenha certeza de que escolheu a melhor solução para o seu projeto. Com isso, a negociação desses dois itens pode ser feita de maneira mais objetiva visando uma parceria de longo prazo, um contrato com prazo longo pode dar contrapartidas nos valores e em possíveis multa rescisórias.

Condições Operacionais: Questões como horas de treinamento, horas de suporte on-line ou horas de suporte avançado presencial ou horas de consultoria são itens a serem contemplados nessa etapa, pois são itens que darão sustentação para uma implantação bem-sucedida e do uso adequado na operação da sua empresa.

Com isso terminamos esse post, espero que essas dicas sejam úteis na hora de dar esse passo tão importante na modernização das operações de campo da sua empresa.

No próximo post vamos falar mais sobre as dificuldades práticas.

Abs!

 

William Vega

William Vega

Especialista em Gerenciamento de Equipes Técnicas em Optimus Mobil e Logikos Tecnologia
Além de ser um especialista em gerenciamento de equipes técnicas, William presta suporte em otimização logística e processos envolvendo mobilidade na Optimus Mobil e Logikos Tecnologia.
Contato: wsvega@gmail.com
William Vega

Últimos posts por William Vega (exibir todos)