Os desafios de uma Implantação Mobile

8 dezembro, 2016 - William Vega

No artigo de hoje, vamos dar continuidade ao nosso projeto de mobilidade para equipes de campo. Em retrospectiva, podemos lembrar que já debatemos sobre a análise do projeto sob a lente da inovação operacional e que também debatemos itens mais práticos referentes ao processo de seleção de um fornecedor e sua contratação.

Seguindo essa mesma lógica, vamos debater agora sobre o processo de implantação propriamente dito, vamos comentar alguns pontos relevantes durante esse processo.

a)Recursos e Infraestrutura do projeto

Um dos grandes erros na implantação de um sistema mobile é contratar o sistema e não disponibilizar os recursos necessários para que esse sistema seja adequadamente usado. O caso mais emblemático costuma envolver a qualidade do acesso a internet, as vezes por alguma restrição de segurança corporativa ou banda disponível, o sistema contratado não funciona corretamente. Isso pode ser detectado durante os testes, mas os testes normalmente são em escalas pequenas e quando isso expande para toda uma operação o impacto na conexão pode ser mais visível.

Obviamente, tudo depende do nível de compromisso que a empresa e o gestor vai querer assumir com o novo sistema.

O melhor cenário é quando o sistema contratado vem com o propósito de substituir velhos processos e não apenas aumentar o número de processos.

Sugestão: Aloque uma pessoa especifica para controlar o sistema em tempo real, atuando diretamente junto às equipes e reportando eventos ou análises para o gestor. Não significa necessariamente uma nova contratação para a empresa, essa pessoa normalmente já está em algum ponto do processo preenchendo alguma planilha e usando o telefone para contato.

b) Treinamentos

O ponto mais importante da implantação é o treinamento. Quando tratamos de sistemas mobile essa preocupação acaba sendo duplicada, pois além do treinamento das equipes de suporte interno, analistas, supervisores e gerentes na empresa, ainda existe a preocupação do treinamento das equipes externas.

Dependendo da intensidade e do tamanho da operação de campo, o alcance dos treinamentos pode ser muito limitado. Portanto, é importante que sempre exista a figura dos replicadores, que são pessoas muito bem treinadas na estrutura e que são capazes de auxiliar diretamente as equipes de campo solucionando dúvidas mais simples na utilização do novo sistema. Outro ponto que facilita muito é o desenvolvimento de material de treinamento adequado.

Sugestão: Crie um manual simples que sirva como guia para as equipes no início da utilização e separe em etapas para publicos especificos.

3 etapas de treinamento na implantação:

Etapa 1- Apenas gestores, supervisores, analistas e usuários internos do sistema

Etapa 2- Apenas replicadores

Etapa 3- Apenas equipes externas e replicadores

O material de treinamento também precisa ser customizado usando como premissa o manual cedido pelo fornecedor do sistema, pois o manual do fornecedor do sistema deve tratar de maneira mais genérica, enquanto um material customizado é muito mais efetivo, pois usa termos e situações comuns na própria operação.

c) Gerenciamento de Dispositivos 

Outro ponto de controle importante é o gerenciamento de dispositivos, que trata de como manter a segurança dos dispositivos (smartphones ou tablets) e a própria segurança dos dados coletados durante a operação de campo.

Existem uma infinidade de softwares de controles que permitem bloquear o acesso a internet, redes sociais, e downloads de outros aplicativos.

Tomar essa ação, além de evitar a possível contaminação por vírus dos dispositivos moveis, também garante que o plano de dados seja realmente utilizado para transmitir informações pertinentes ao uso do sistema e dos processos da empresa, e não para qualquer uso pessoal.

Existem no mercado dois tipos de ferramentas para este tipo de ação:

– Ferramentas mais complexas pagas

– Ferramentas mais simples sem custo que cumprem a função de bloquear acessos indevidos, mas a usabilidade não é tão boa.

Sugestão: Pesquise e verifique qual modelo se adequa ao orçamento do projeto e ao tamanho da operação de sua empresa.

d) Migração dos Processos

Separei um comentário para esse item, pois apesar de ficar subentendido dentro do projeto ele merece sempre uma atenção. Como fazer uma migração dos processos antigos para os novos processos? Ou seja, uma operação toda baseada em formulários, alguns com valor legal inclusive, para uma operação em tempo real usando documentação digital?

A resposta passa por uma reformulação dos formulários em papel e adequação para que alguns campos sejam apenas preenchidos no dispositivo da equipe.

O ideal é sempre alcançar uma migração completa que elimine qualquer uso de papel na documentação do processo, e já existem processos que estão caminhando nesse sentido, mas quando envolvemos fiscalização governamental normalmente algum papel com assinatura deve existir (infelizmente o governo tem outros problemas além da modernização de seus processos)

Paralelamente, é preciso estar ciente de que não existem sistemas com 100% de disponibilidade, podem existir sistemas com 99,999…%, mas a operação precisa estar preparada para eventuais imprevistos, ou seja, o formulário antigo com o tempo passa a ser uma salva-guarda apenas.

Dentro dessas premissas o que se sugere é alguma das estratégias de migração controlada abaixo:

1- Migração Parcial por equipes ou bases: Seleciona-se algumas equipes ou bases para implantação e na medida que o uso do sistema for avançando na qualidade do processo vai se aumentando as equipes ou bases envolvidas no projeto, usando o aprendizado para facilitar a implantação.

2- Migração Parcial por formulários: Inicia-se o projeto com formulários básicos, com apontamentos fáceis sem maior interação com clientes ou com o dispositivo.

Com uma dessas estratégia ou com um mix delas, a implantação será mais tranquila e a migração dos processos menos estressante.

e) Integrações 

Toda adoção de sistema mobile deve ter como um dos objetivos principais a redução dos recursos despendidos nos processos, e isso pode ser obtido de diversas formas, mas uma das principais é a integração com os sistemas internos da empresa.

Essa integração sempre tem que ser bidirecional, ou seja, para que os dados do sistema estejam disponíveis no device e os dados digitados durante a operação sejam transmitidos diretamente ao sistema em tempo real.

Um projeto de mobilidade operacional pode ser considerado bem-sucedido quando atinge essa maturidade de integração entre sistemas e processos, trafegando informações em tempo real com o mínimo de interação humana nos processos.

Espero que essas dicas sejam uteis para você e sua empresa avançarem no projeto!

Um grande abraço e boas festas!

William Vega

William Vega

William Vega

Especialista em Gerenciamento de Equipes Técnicas em Optimus Mobil e Logikos Tecnologia
Além de ser um especialista em gerenciamento de equipes técnicas, William presta suporte em otimização logística e processos envolvendo mobilidade na Optimus Mobil e Logikos Tecnologia.
Contato: wsvega@gmail.com
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